规章制度

物资采购及教室、车辆维修管理暂行办法
作者:后勤服务中心    文章来源:    点击数:    更新时间:2016年02月04日 10:48

 物资采购及教室、车辆维修管理暂行办法

 

    为加强后勤物资采购及教室、车辆维修管理工作,进一步发挥资金的使用效益,降低采购成本,优化工作流程,规范采购程序,健全监督机制,确保采购质量,根据《南华大学采购与招投标管理暂行办法》及学校相关规定,结合后勤服务中心实际,特制定本办法。

     一、工作职责

     1.后勤服务中心主任、分管副主任负责逐级对采购物资或维修材料的供货单位、计划报告、经费预算、组织实施等进行审批。

    2.采购部门工作职责:建立健全议标、采购、入库、保管、记账管理制度;负责起草后勤服务中心自身组织的大宗物资材料采购招标文件;负责后勤服务中心自身招标、议标前市场考察、论证工作;负责后勤服务中心自身组织的各种招标、议标、开标、评标工作(含工程队、施工队和服务性项目等);负责提供物资样品,供议标时进行审核定样;负责后勤服务中心自身批量采购和零星物资采购工作;负责与批量物资采购供货商签订购销合同;完成中心领导临时交办的其他采购任务。

    3.教室管理部门、车队按照工作实际,负责合格方确定、申报计划、市场调研、组织实施、质量验收等工作。

    4.库管员工作职责:负责物资材料入库、保管、出库工作,严格出入库手续,做到日清月结,保证帐、物相符;

    5.质管科工作职责:在有关职能部门提供基础数据的基础上,协助采购部门做好市场考察、论证工作;协助采购部门与中标单位签订购销合同,并监督执行;协助采购部门组织招标、议标、续标工作;制定零星采购和批量采购的监督办法,并对采购的全过程进行监控;完成中心领导临时交办的其他采购监督与市场调研、考察任务。

    6. 修缮管理科负责教室和其它维修项目的经费预算。

    二、工作原则

    1.勤俭办学、厉行节约的原则。

    2.统一管理,统一采购,统一财务,统一监督的原则。

    3.公开透明,阳光操作的原则。

    三、受控物资采购范围

    见附件1:《各服务部(部门)受控物资一览表》。物资采购要严格执行学校经费预算中所列的项目和金额,不得突破预算。

    四、工作程序

    1.物资采购

    根据后勤物资材料采购特点,分零星采购、批量采购和大宗采购。其中零星采购金额在1千元以下;批量采购金额在1千元以上、1万元以下;大宗采购金额在1万元以上。

    1.1零星采购

各采购部门填写《后勤服务中心物资采购计划审批表》(附件5),经中心分管主任同意后,安排统一采购,零星采购必须保证2人以上;物资运抵后,要经库管验收入库,对质量不合格,数量短缺的采购物资,库管有权拒绝入库签字。

    1.2批量采购

    1.2.1各采购部门应提前一段时间将批量采购材料的品种、数量、规格及详细技术、质量要求以报告形式提出采购计划,并填写《后勤服务中心物资采购计划审批表》(附件5),由科室(部)上报,经中心分管副主任签字同意后报主任批准,再由采购部门根据时间要求有计划组织采购;应急维修所需物资可根据情况追加采购计划,按照审批程序组织采购。

    1.2.2采购部门会同质管科按照提交的采购计划,在进行市场调研的基础上,就同品种、同规格、同技术性能的产品最少组织三家以上厂家或供货商进行评议、比较,做到“货比三家”,并填写《后勤服务中心物资议价(询价)表》(附件2),最后确定不低于二家供货商,并签订供货合同。

    1.2.3采购部门根据议定的供货厂家,按照供货合同内容要求,随时通知供货单位供货,仓库保管员要对与样品不符、化验不合格、质量不合格、规格不符、数量不足的物资,有权拒绝入库签字。

    1.2.4饮食物资每半年议标一次,非饮食物资每年议标一次。

    1.3大宗采购

    1.3.1大宗物资的采购由采购部门提前一段时间将批量采购材料的品种、数量、规格及详细技术参数、质量要求以报告形式提出采购计划,并填写《后勤服务中心物资采购计划审批表》(包括数量、规格、技术参数、标准要求、拟用品牌等详细内容,见附件5),需学校招标的报学校招投标办;采购部门负责起草后勤服务中心自身招标文件后报质管科督办,按照规定的程序逐级审批后,组织招标、议标等工作。

    1.3.2招标或议标工作由主任或分管副主任主持,招投标评委由后勤服务中心质量监督管理科,学校财务处、审计处、纪检监察部门及使用单位等负责人员和专业技术人员组成。

    1.3.3 经招投标选出2家供货商,并签订供货合同。

    1.3.4采购部门根据提供的供货厂家,按照供货合同内容要求,随时通知供货单位供货,仓库保管员要对与样品不符、化验不合格、质量不合格、规格不符、数量不足的物资,有权拒绝入库签字。

    1.3.5饮食物资每半年议标一次,非饮食物资每两年招(议)标一次。

    2.教室桌椅维修

    2.1物业服务部、质量监督管理科共同进行市场调研,组织三家以上维修公司进行合格方评审,评审产生2家合格维修单位,签订《年度教室维修协议》。

    2.2 物业服务部根据工作实际,申报《教室课桌椅维修计划、报告》,由修缮管理科进行经费预算后,呈报副主任、主任审批立项。

    2.3 物业服务部、质管科共同组织合格方对维修项目进行议价,填写《后勤服务中心教室维修议价(询价)表》(附件7),产生该项目维修单位。

    2.4 维修完毕,物业服务部、质管科、修缮科共同进行验收。每年物业服务部、质管科对合格维修单位进行一次评审,作为下年度续签《年度教室维修协议》主要依据。

    3.车队汽车维修

    3.1汽车队与质管科共同进行市场调研,组织三家以上维修公司进行合格方评审,评审产生2家合格维修单位,签订《年度车辆维修协议》。

    3.2 汽车队负责组织5000元以下日常车辆维修,呈报主任进行审批,在合格方处进行维修。

    3.3 5000元以上(含5000元)的车辆维修和正常维护保养,由汽车队根据工作实际,填写《南华大学后勤服务中心车队车辆报修单》,呈报主任进行审批。

   3.4 汽车队、质管科共同组织合格方对10000元以上维修项目进行议价,填写《后勤服务中心车辆维修议价(询价)表》(附件8),到协议修理厂进行维修。

    3.5 维修完毕,汽车队、质管科共同进行验收。每年车队、质管科对合格维修单位进行一次评审,作为下年度续签《年度车辆维修协议》主要依据。

    五、出入库管理

    采购的所有物资材料必须先入库再出库。各服务部(部门)设专职或兼职物资材料保管员1人,负责物资材料的验收、入库、保管、出库工作,建立保管账,做好登记。

    1.材料入库由保管员填写《后勤服务中心物资入库验收单》(附件3),并与供货方、质管科工作人员三方一起验质验量并签字后入库,入库单一式三份,一份存根、一份仓库记账、一份财务记账;建立保管账,否则不予出库和结算。另外,保管员需将采购审批表及入库单复印件交质监督办工作人员存档,以便于报账和监督。

     2.材料出库由材料使用部门填写《后勤服务中心物资出库领用单》(附件4),物资领用单一式三份,一份存根、一份仓库留存、一份财务记账;物资领用单须包括 “材料名称”、“数量”、“去向”、等信息。保管员认真填写出库单,并履行领取人及服务部(部门)负责人签字手续。

     3.物品出库实行“先进先出、推陈出新”的原则,做到保管条件差的先出,包装简易的先出,易变质的先出。

    4.物资领用人不得进入库房。

    5.除建立物资出入库纸张台账外,还需录入计算机建立与之相符的电子台账,方便日后查询、统计与分析,为后勤服务中心的采购决策提供准确、便捷的数据支持。

    6.每季度底,各服务部(部门)的保管员将出库、入库单进行汇总,根据汇总情况进行库存盘点,并出具当月库存报表(要求有纸质和电子库存报表),将电子报表报质管科,质管科将不定期抽查库存情况,检查是否做到账物相符。

    7.药品及医疗用品出入库管理按医疗行业相关规定进行管理。

    六、结算管理

    严格执行学校的报账管理办法,采购物资材料要及时报账结算,除需要扣除部分质保金外,不拖不欠。

    1.后勤各项经费的支出实行“一支笔”审签制度。

    2.采购物资材料必须索要合法凭证,否则不予报销。

    3.报销时,必须有经办人、科室负责人、分管副主任、主任签字后方可报销。

    4.采购的材料用款额度较大的,必须用转账支票支付货款,尽量不使用现金。

    5.报销时除持合法的报销凭证外,必须附上物资材料入库单。

七、工作要求

1.提高认识。按照建设节约型校园和打造“平安后勤、绿色后勤、高效后勤、阳光后勤”的要求,在学校大力开展新校区基础建设,财务形势异常严峻的情况下,进一步树立主人翁意识和厉行节约、勤俭办学的思想,勒紧腰带过日子,艰苦奋斗办大学,严格后勤财务管理,压缩后勤经费开支,切实加强对修缮、物资采购等管理和监督,确保每一分钱都要花在刀刃上。

2.严肃工作纪律。采购管理人员要认真负责,廉洁自律,做到公开、透明,阳光操作,要严肃采购纪律,做到优质、及时、安全、准确采购,否则,根据造成的损失程度给予相应的纪律处分或刑事责任。

3.加强规范管理。仓库保管员要根据财务制度的要求建立材料物资、低值易耗品明细账簿,严格出入库手续。严格采购、验收、领用的管理,实施岗位牵制制度,采购员、保管员、记账员有不同人员担任,期末定期清查、对账,做到账账相符、账物相符。

4.本办法自下发之日起施行。

 

附件1:各服务部(部门)受控物资一览表

附件2:后勤服务中心物资议价(询价)表

附件3:后勤服务中心物资入库验收单

附件4:后勤服务中心物资出库领用单

附件5:后勤服务中心物资采购计划审批表

附件6:后勤服务中心物资采购验收及进出库流程图

附件7:后勤服务中心教室维修议价(询价)表

附件8:后勤服务中心车辆维修议价(询价)表

附件9:教室维修流程图

附件10:车辆维修流程图 

 

 

南华大学后勤服务中心

2015年12月1日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4.物资出库流程图

 

 

 

申请、填表

领取物资,并签字

部门负责人签字

库管做好出库台帐

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件7:

后勤服务中心教室维修议价(询价)表

配件名

品牌

规格型号

技术参数

材料价

人工费

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                单位(签章):___________

                                        年    月    日

附件8:

后勤服务中心车辆维修议价(询价)表

配件名

品牌

规格型号

技术参数

材料价

人工费

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                单位(签章):___________

                                        年    月    日

附件9: 

教室维修流程图

市场调研、评审产生两家维修单位

修缮科做预算

部门负责人分管领导签字

物业会同质管进行询价

确定维修单位

维修

教室管理部门维修申请

验收

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件10:

 

车辆维修流程图

申请、填表

部门负责人分管领导签字

车队会同质管组进行询价

确定维修单位

维修

市场调研、评审产生两家维修单位

验收

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • 上一条:后勤服务中心突发事件应急预案
  • 下一条:水电服务部制度
  • 责任编辑:后勤管理处 
    Copyright © 2020  南华大学后勤服务中心  版权所有