物资采购及教室、车辆维修管理暂行办法
为加强后勤物资采购及教室、车辆维修管理工作，进一步发挥资金的使用效益，降低采购成本，优化工作流程，规范采购程序，健全监督机制，确保采购质量，根据《南华大学采购与招投标管理暂行办法》及学校相关规定，结合后勤服务中心实际，特制定本办法。
一、工作职责
1．后勤服务中心主任、分管副主任负责逐级对采购物资或维修材料的供货单位、计划报告、经费预算、组织实施等进行审批。
2．采购部门工作职责：建立健全议标、采购、入库、保管、记账管理制度；负责起草后勤服务中心自身组织的大宗物资材料采购招标文件；负责后勤服务中心自身招标、议标前市场考察、论证工作；负责后勤服务中心自身组织的各种招标、议标、开标、评标工作（含工程队、施工队和服务性项目等）；负责提供物资样品，供议标时进行审核定样；负责后勤服务中心自身批量采购和零星物资采购工作；负责与批量物资采购供货商签订购销合同；完成中心领导临时交办的其他采购任务。
3．教室管理部门、车队按照工作实际，负责合格方确定、申报计划、市场调研、组织实施、质量验收等工作。
4．库管员工作职责：负责物资材料入库、保管、出库工作，严格出入库手续，做到日清月结，保证帐、物相符；
5．质管科工作职责：在有关职能部门提供基础数据的基础上，协助采购部门做好市场考察、论证工作；协助采购部门与中标单位签订购销合同，并监督执行；协助采购部门组织招标、议标、续标工作；制定零星采购和批量采购的监督办法，并对采购的全过程进行监控；完成中心领导临时交办的其他采购监督与市场调研、考察任务。
6． 修缮管理科负责教室和其它维修项目的经费预算。
二、工作原则
1．勤俭办学、厉行节约的原则。
2．统一管理，统一采购，统一财务，统一监督的原则。
3．公开透明，阳光操作的原则。
三、受控物资采购范围
见附件1：《各服务部（部门）受控物资一览表》。物资采购要严格执行学校经费预算中所列的项目和金额，不得突破预算。
四、工作程序
1．物资采购
根据后勤物资材料采购特点，分零星采购、批量采购和大宗采购。其中零星采购金额在1千元以下；批量采购金额在1千元以上、1万元以下；大宗采购金额在1万元以上。
1.1零星采购
各采购部门填写《后勤服务中心物资采购计划审批表》（附件5），经中心分管主任同意后，安排统一采购，零星采购必须保证2人以上；物资运抵后，要经库管验收入库，对质量不合格，数量短缺的采购物资，库管有权拒绝入库签字。
1.2批量采购
1.2.1各采购部门应提前一段时间将批量采购材料的品种、数量、规格及详细技术、质量要求以报告形式提出采购计划，并填写《后勤服务中心物资采购计划审批表》（附件5），由科室（部）上报，经中心分管副主任签字同意后报主任批准，再由采购部门根据时间要求有计划组织采购；应急维修所需物资可根据情况追加采购计划，按照审批程序组织采购。
1.2.2采购部门会同质管科按照提交的采购计划，在进行市场调研的基础上，就同品种、同规格、同技术性能的产品最少组织三家以上厂家或供货商进行评议、比较，做到“货比三家”，并填写《后勤服务中心物资议价（询价）表》（附件2），最后确定不低于二家供货商，并签订供货合同。
1.2.3采购部门根据议定的供货厂家，按照供货合同内容要求，随时通知供货单位供货，仓库保管员要对与样品不符、化验不合格、质量不合格、规格不符、数量不足的物资，有权拒绝入库签字。
1.2.4饮食物资每半年议标一次，非饮食物资每年议标一次。
1.3大宗采购
1.3.1大宗物资的采购由采购部门提前一段时间将批量采购材料的品种、数量、规格及详细技术参数、质量要求以报告形式提出采购计划，并填写《后勤服务中心物资采购计划审批表》（包括数量、规格、技术参数、标准要求、拟用品牌等详细内容，见附件5），需学校招标的报学校招投标办；采购部门负责起草后勤服务中心自身招标文件后报质管科督办，按照规定的程序逐级审批后，组织招标、议标等工作。
1.3.2招标或议标工作由主任或分管副主任主持，招投标评委由后勤服务中心质量监督管理科，学校财务处、审计处、纪检监察部门及使用单位等负责人员和专业技术人员组成。
1.3.3 经招投标选出2家供货商，并签订供货合同。
1.3.4采购部门根据提供的供货厂家，按照供货合同内容要求，随时通知供货单位供货，仓库保管员要对与样品不符、化验不合格、质量不合格、规格不符、数量不足的物资，有权拒绝入库签字。
1.3.5饮食物资每半年议标一次，非饮食物资每两年招（议）标一次。
2．教室桌椅维修
2.1物业服务部、质量监督管理科共同进行市场调研，组织三家以上维修公司进行合格方评审，评审产生2家合格维修单位，签订《年度教室维修协议》。
2.2 物业服务部根据工作实际，申报《教室课桌椅维修计划、报告》，由修缮管理科进行经费预算后，呈报副主任、主任审批立项。
2.3 物业服务部、质管科共同组织合格方对维修项目进行议价，填写《后勤服务中心教室维修议价（询价）表》（附件7），产生该项目维修单位。
2.4 维修完毕，物业服务部、质管科、修缮科共同进行验收。每年物业服务部、质管科对合格维修单位进行一次评审，作为下年度续签《年度教室维修协议》主要依据。
3．车队汽车维修
3.1汽车队与质管科共同进行市场调研，组织三家以上维修公司进行合格方评审，评审产生2家合格维修单位，签订《年度车辆维修协议》。
3.2 汽车队负责组织5000元以下日常车辆维修，呈报主任进行审批，在合格方处进行维修。
3.3 5000元以上（含5000元）的车辆维修和正常维护保养，由汽车队根据工作实际，填写《南华大学后勤服务中心车队车辆报修单》，呈报主任进行审批。
3.4 汽车队、质管科共同组织合格方对10000元以上维修项目进行议价，填写《后勤服务中心车辆维修议价（询价）表》（附件8），到协议修理厂进行维修。
3.5 维修完毕，汽车队、质管科共同进行验收。每年车队、质管科对合格维修单位进行一次评审，作为下年度续签《年度车辆维修协议》主要依据。
五、出入库管理
采购的所有物资材料必须先入库再出库。各服务部（部门）设专职或兼职物资材料保管员1人，负责物资材料的验收、入库、保管、出库工作，建立保管账，做好登记。
1．材料入库由保管员填写《后勤服务中心物资入库验收单》（附件3），并与供货方、质管科工作人员三方一起验质验量并签字后入库，入库单一式三份，一份存根、一份仓库记账、一份财务记账；建立保管账，否则不予出库和结算。另外，保管员需将采购审批表及入库单复印件交质监督办工作人员存档，以便于报账和监督。
2．材料出库由材料使用部门填写《后勤服务中心物资出库领用单》（附件4），物资领用单一式三份，一份存根、一份仓库留存、一份财务记账；物资领用单须包括 “材料名称”、“数量”、“去向”、等信息。保管员认真填写出库单，并履行领取人及服务部（部门）负责人签字手续。
3．物品出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先出，易变质的先出。
4．物资领用人不得进入库房。
5．除建立物资出入库纸张台账外，还需录入计算机建立与之相符的电子台账，方便日后查询、统计与分析，为后勤服务中心的采购决策提供准确、便捷的数据支持。
6．每季度底，各服务部（部门）的保管员将出库、入库单进行汇总，根据汇总情况进行库存盘点，并出具当月库存报表（要求有纸质和电子库存报表），将电子报表报质管科，质管科将不定期抽查库存情况，检查是否做到账物相符。
7．药品及医疗用品出入库管理按医疗行业相关规定进行管理。
六、结算管理
严格执行学校的报账管理办法，采购物资材料要及时报账结算，除需要扣除部分质保金外，不拖不欠。
1．后勤各项经费的支出实行“一支笔”审签制度。
2．采购物资材料必须索要合法凭证，否则不予报销。
3．报销时，必须有经办人、科室负责人、分管副主任、主任签字后方可报销。
4．采购的材料用款额度较大的，必须用转账支票支付货款，尽量不使用现金。
5．报销时除持合法的报销凭证外，必须附上物资材料入库单。
七、工作要求
1．提高认识。按照建设节约型校园和打造“平安后勤、绿色后勤、高效后勤、阳光后勤”的要求，在学校大力开展新校区基础建设，财务形势异常严峻的情况下，进一步树立主人翁意识和厉行节约、勤俭办学的思想，勒紧腰带过日子，艰苦奋斗办大学，严格后勤财务管理，压缩后勤经费开支，切实加强对修缮、物资采购等管理和监督，确保每一分钱都要花在刀刃上。
2．严肃工作纪律。采购管理人员要认真负责，廉洁自律，做到公开、透明，阳光操作，要严肃采购纪律，做到优质、及时、安全、准确采购，否则，根据造成的损失程度给予相应的纪律处分或刑事责任。
3．加强规范管理。仓库保管员要根据财务制度的要求建立材料物资、低值易耗品明细账簿，严格出入库手续。严格采购、验收、领用的管理，实施岗位牵制制度，采购员、保管员、记账员有不同人员担任，期末定期清查、对账，做到账账相符、账物相符。
4．本办法自下发之日起施行。
附件1：各服务部（部门）受控物资一览表
附件2：后勤服务中心物资议价（询价）表
附件3：后勤服务中心物资入库验收单
附件4：后勤服务中心物资出库领用单
附件5：后勤服务中心物资采购计划审批表
附件6：后勤服务中心物资采购验收及进出库流程图
附件7：后勤服务中心教室维修议价（询价）表
附件8：后勤服务中心车辆维修议价（询价）表
附件9：教室维修流程图
附件10：车辆维修流程图
南华大学后勤服务中心
2015年12月1日
